Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Kulturkaravanen, Hvalsø Musikforening

Seneste version: 5. december 2021

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Kulturkaravanen, Hvalsø Musikforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson: Tom E. Thomsen
CVR: 32001459
Mail: tom.e.thomsen@kulturkaravanen.dk
Hjemmeside: www.kulturkaravanen.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og mailadresse

2. Oplysninger om frivillige:

• Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:

• Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
• At kunne levere varer og ydelser du har bestilt
• At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
• At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• At administrere din relation til foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen  
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt.

Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde er ophørt.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. 

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.